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【校内规章制度】嘉兴学院实验室工作档案管理办法

嘉兴学院实验室工作档案管理办法
实验设备处[2005]第3号

一、实验室工作档案管理的对象

凡属经学校正式批准建制的实验室,其建设、改革与固定资产设备使用、流通中的国家及主管部委、省、市政府有关法规、文件;学校管理制度、重要技术资料(含实验室发展情况与大型精密贵重设备资料)均需分类建立实验室工作档案。根据学校档案工作的统一管理要求,除校档案室已直接立卷管理项目外,实验室、实验设备处应分别建立相应的实验室工作档案。

二、实验室工作立卷归档的内容

(一)、实验室及设备管理工作法规、制度文件卷

1、国家及教育部、各部委、省教育厅和省市有关实验室工作的法规文件;

2、学校有关实验室发展建设与改革文件;

3、实验室建制审批(含实验室建立、撤消、合并、调整等)文件;

4、实验室管理的各项规章制度;

5、实验室建设发展规划;

6、实验室年度工作总结及实验室工作人员考核表等。

(二)、以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验室工作的各种报告、报表或数据卷

1、设备管理类

⑴ 学校各实验室教学、科研仪器设备年度数据传送数据与报表(单价为800元及其以上之设备);

⑵ 学校各实验室教学、科研仪器设备增减情况传送数据与报表;

⑶ 学校各实验室教学、科研精密贵重仪器设备年度使用情况数据传送与报表[单台(套)价为5万元及其以上之设备]。

2、实验室基本情况类

⑴ 学校各实验室任务及人员情况学年度数据传递数据与报表;

⑵ 学校实验项目学年度传送数据与报表;

⑶ 学校专职实验室工作人员学年度数据传送数据与报表;

⑷ 学校基础课教学实验室基本情况学年度数据传送报表。

3、实验室管理卷

⑴ 实验室环境条件的增扩与实验室改革方案文件;实验室工作的评估;实验室工作人员及其变更情况;实验室管理方面的重要实施细则;实验室主任工作守则与工作人员岗位责任制等;

⑵ 仪器设备固定资产卡片(按单位与设备编号排序);

⑶ 大型精密贵重仪器设备技术档案、大型精密贵重仪器设备档案管理,应包括每台仪器设备申购时的可行性论证报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料及其履历本、降等降级报告和仪器设备的报损报废等资料(其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验室借用保管)。

4、实验教学管理卷

⑴ 实验教学大纲、教材、讲义、实验指导书;

⑵ 每学年度实验教学计划安排表;

⑶ 实验题目(项目)的更新、改造与淘汰等资料;

⑷ 实验教学课、题目(项目)卡片(统一建立实验项目库)。

三、档案的查询与管理

1、实验室档案管理是实验室工作中的一项重要工作,要求每个实验室工作人员要有档案意识,实验室要落实专人负责。各分院(系、部、实验中心)要把实验室的档案管理工作作为考核实验室的一个重要依据。

2、实验室档案内容属校档案室归档建档的材料,由各分院(系、部、实验中心)集中统一上交校档案室,其余材料归存于各实验室,各实验室要有专人负责保管。

3、实验室档案管理要做好保密工作,不该公开或暂时不该公开的材料,要妥善保管,不得随意对外公开档案材料,特殊情况需经实验设备处批准方可借阅、复印和对外公开。

4、实验室要不断总结经验,在提高管理水平的基础上,积极开发和利用实验室现有的档案,努力为学校的教学、科研服务。

5、实验设备处负责职能范围内所有实验室工作档案;

6、各实验室每学年或每年度应按要求按时上报有关归档资料;

7、单位或个人因工作需要查阅或借用其有关档案资料者,均按学校档案管理的有关规定办理查阅或借用手续,并按时归还;

8、档案资料原则上应保留原件,特殊情况经主管部门领导批准后可使用复印件。

 

   实验设备处

二ΟΟ五年七月十日

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